Aanbesteden vraagt om een plan van aanpak
Cover van het plan van aanpak bij de aanbesteding van een school-renovatie

Het goed presenteren van een project-aanbesteding gaat over veel meer dan de prijscalculatie. Natuurlijk, de prijs moet concurrerend zijn, maar het plan van aanpak dat erbij wordt gepresenteerd is minstens zo belangrijk. Bij aanbesteden in de bouw wordt hiervoor vaak een systeem van puntentelling gehanteerd. Voor de de aanbestedingsprocedure van grote bouwkundige en infrastructurele projecten worden door de opdrachtgever doorgaans onafhankelijke adviesbureaus ingeschakeld. De beoordeling vindt dan plaats op basis van het aantal behaalde punten voor diverse onderdelen, zoals prijs, plan van aanpak, ervaring met soortgelijke projecten etc. De beoordeling van het plan van aanpak kan dan wel voor meer dan 50% kan meetellen in de totaal-puntentelling bij het aanbesteden.

Professioneel aanbesteden met een goede presentatie

Het is dus belangrijk om aandacht te besteden aan de manier waarop een plan van aanpak wordt gepresenteerd, zowel tekstueel als visueel. De tekst moet kort en bondig zijn, makkelijk leesbaar en begrijpelijk voor iedereen. Afbeeldingen versterken het geheel en laten direct een indruk achter van de belangrijke onderwerpen. Vluchtig bladeren of ‘swipen’ geeft dan al een goede eerste indruk van het plan van aanpak in de aanbesteding. Onderstaand een mogelijke inhoud van je aanbestedings-presentatie:

  • Inhoud
  • Inleiding (beschrijving van de vraagstelling)
  • Projectorganisatie (Wie zijn de personen die het project gaan leiden en uitvoeren?)
  • Projectaanpak (Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten, wat moet er bereikt worden, hoe wordt er gecommuniceerd?)
  • Projectuitvoering (werktijden, materieel, logistiek, veiligheid, duurzaamheid, uitvoeringsnormen etc.)
  • Planning (schematisch overzicht van overall-planning en detail-planningen)
  • Risico-analyse (welke risico’s zijn er en wat zijn de hierbij behorende maatregelen?)
  • Kwaliteitsborging (aan welke kwaliteitseisen voldoet de organisatie, veiligheid, ISO etc.)
  • Referentieprojecten (voorbeelden van vergelijkbare projecten die zijn uitgevoerd)

Een goede projectpresentatie is het halve werk

Niet alleen voor het aanbesteden bouwprojecten, maar bijvoorbeeld ook voor communicatieprojecten en ICT-projecten kan een professionele projectpresentatie met een goed plan van aanpak het verschil maken. De tijd en het geld dat je investeert in professioneel presenteren verdien je zeker terug. En tijdens de uitvoering van het project heb je de ‘handleiding’ voor de aanpak altijd paraat.

Ligthart Communicatie heeft al diverse organisatie geholpen met het verzorgen van overtuigende aanbesteding-presentaties. Presentaties op papier of digitaal, waarmee gescoord wordt. Eén van de bedrijven die we regelmatig helpen als het gaat om presentaties voor aanbesteden is Groenen Bouw & Onderhoud in Veldhoven. Zij zijn gespecialiseerd in renovatieprojecten, in opdracht van woningcorporaties.

We werken de presentatie uit als een A3-document variërend in aantal pagina’s, maar doorgaans minimaal 15 en maximaal 30. Door een opmaak te hanteren in kolommen en een behoorlijk lettercorps te gebruiken wordt het geheel makkelijk leesbaar. De teksten worden rijkelijk voorzien van afbeeldingen en schema’s.

Digitaal presenteren bij aanbesteden

Naast het indienen van het plan van aanpak en de bijbehorende begroting op papier, wordt vaak ook gevraagd om je plan persoonlijk te presenteren en toe te lichten, waarbij de beoordelingscommissie vragen kan stellen. Daarvoor maken we dan een stijlvolle presentatie in Powerpoint of Prezi. Hier kunnen dan bijvoorbeeld ook video’s in worden opgenomen. Belangrijk hierbij:

  • goed verzorgde presentatie met de nadruk op de visuele aspecten, dus geen sheets met saaie tekst-bullets
  • zorgen dat de presentatie binnen de gestelde tijd kan blijven
  • het oefenen van je presentatie, zodat je goed bent voorbereid.

Reken op kritische vragen en zorg ervoor dat je de project gegevens goed kent. Niets zo vervelend dan geen goed antwoord kunnen geven op vragen, terwijl je plan van aanpak goed is verzorgd. Presenteer daarom nooit in je eentje, maar neem bijvoorbeeld de projectleider of een ander lid van het projectteam mee. Twee weten immers meer dan één.